公司採購制度怎麼制定

時間 2021-08-11 17:25:01

1樓:free奔跑吧

採購管理的主要制度有采購領導制度、經濟責任制度、監督制度和民主管理制度。

1、採購領導制度

採購領導制度,即採購決策制度,按採購什麼、採購多少,什麼時候採購等決策權屬於哪一級來劃分領導制度。具體有三種:

(1)集中制

採購的決策權集中於總公司,其他分公司或分廠無權採購,適用於小企業或分公司(分廠)較集中的企業採用,集中制的特點是:① 採購數量大,能享受數量折扣,降低進價;② 集中採購,統籌安排,可節約大量人力、物力、財力;③ 目前一些連鎖店大都採用這種決策制度,例如日本的八佰伴集團就曾採用這種決策制度。

(2)分散制

將採購的決策權分散於各個分公司或分廠。一般大規模企業,且分公司(分廠)分散在各地,企業的各分公司(分廠)所需的物資差異較大時,企業常採用這種領導制度,採用這種領導制度能充分調動分公司(分廠)的積極性,減少了內部物資的調撥手續,但不利於採購資金的統一管理,浪費人力、物力、財力,無法享受**優惠,使進價較高。

(3)混合制

若企業的分公司(分廠)的所需的物品相同,且採購金額較大時,由總公司統一採購,對於各分公司間有差異的、金額較小的、臨時性採購的物品由分公司自行採購。這樣,一方面能使採購資金較合理地統一管理,又能調動各分公司的積極性,及時滿足經營的需要。

2、經濟責任制度

經濟責任制是按照客觀經濟規律的要求,以提高經濟效益及服務質量為目標,科學地確定相關部門、人員經濟職責、利益權力的一項管理制度。明確經濟責任制,有利於維護採購隊伍的良好的工作秩序,提高工作效率,講究經濟核算,從而提高經濟效益。採購部門的經濟責任制度通常有以下幾方面:

(1)崗位責任制[1]

崗位責任制是採購制度的中心環節。建立與健全採購崗位責任制,能做到採購部門人人有職責,事事有人管,目標清楚,責任明確,工作有條不紊,加強職工責任感,調動工作積極性,發揮其聰明才智;可以堵塞工作漏洞,保證採購工作的良好秩序。

雖然不同型別的企業採購,崗位責任制不盡相同,但一般採購部門內設有不同的崗位,不同崗位確定有不同的職責。結合採購工作的實際,我們認為採購部門的人員應承擔的職責有:

採購主管和計劃人員的職責是:① 制定採購計劃;② 制定和修訂採購制度;③ 統籌安排採購資金;④ 監督和考評採購人員,並指導其工作;⑤ 合同的審議和管理;⑥ 決策購進業務活動,以提高經濟效益;⑦ 組織領導採購人員蒐集市場資訊,**可供貨源及其趨勢,為企業主管領導當好參謀;⑧ 指導採購人員與**商搞好關係。 一般採購人員的職責是:

① 貨源、**、服務等市場調查;② 與**商談判,確定有關事項,如**、質量、交貨期及結算條件等;③ 催貨;④ 處理退貨、索賠;⑤ 發票的核對與付款;⑥ 辦理物品入庫手續;⑦ 與**商建立良好關係;⑧ 蒐集調撥資訊,**可供資源及其趨勢,供領導決策參考;⑨ 節省購進費用支出,提高企業經濟效益。

(2)採購費用承包制

這是採購部門加強經濟核算的一種形式,在實際工作中,許多企業的採購費用大大超過正常的費用水平,造成採購環節經濟效益低下,從而也影響了整個企業經濟效益的提高。因此,用制度的形式來控制採購費用的開支水平顯得尤為重要。

採購費用承包制是將採購費用指標落實到每一個崗位、每一個採購人員身上,只允許其在規定的費用標準內開支費用,從而控制採購費用支出。 實際操作過程中,可以用相對數來控制,如規定採購每噸商品的費用額或每百元商品的費用額等。也可以用絕對數來控制,如規定採購部門在按要求完成採購任務的前提下,每月的採購總費用水平,對於超支的部門由採購部門、採購員自己承擔;對於節支的部分可由採購部門、採購人員自行分配,以激發其工作責任感。

3、獎懲制度

為了調動廣大采購人員的工作積極性,充分發揮他們的聰明才智、努力幹好本職工作,企業應該建立與健全各種形式的獎懲制度以真正體現“幹多幹少不一樣,幹好幹壞不一樣,干與不幹不一樣,幹輕乾重不一樣”的分配精神。對於一些成績突出、工作勤奮踏實的採購人員應給予適當的獎勵;對於那些工作散漫、績效較差,甚至給企業帶來經濟損失的採購人員應進行必要的懲罰,甚至清除出採購隊伍。

在建立獎懲制度時應注意兩點:一是把握好“刺激度”,即拉開檔次,不搞平均主義,要獎得高,罰得重,使獎懲措施真正起到激勵的作用。另一方面要注意多種獎懲方法相結合,根據心理學理論,人的需求是多方面的,物質獎勵只能滿足職工物質方面的需要,過分強調物質刺激,會產生“一切向錢看”的錯誤觀念,其作用必然有限。

我們提倡物質獎勵與其他獎勵形式的配合,如精神鼓勵(評先進、表揚、提幹等)。對於懲罰來講也是如此,可以罰款,亦可行政處分,甚至開除公職,這樣獎懲制度才真正有效。

4、監督制度

貫徹採購制度必須堅持嚴格監督與考核,沒有嚴格的監督,採購制度就會流於形式,嚴格的監督是以科學考核依據為基礎的。在實際工作中監督的方法包括三種:一是由採購負責人對各部門組織和職工個人執**況進行縱向檢查;二是組織有關部門的負責人進行橫向聯合檢查;三是個人自查。

在制定監督制度時,要注意把握兩個方面:一是對權力的使用和監督,檢查是否有濫用職權、借採購之機以權謀私的現象;二是對應負責任的監督與檢查,檢查責任是否落實到每個單位、每個人,或是否有職責不清、相互推諉的現象。

5、民主管理制度

實現民主管理制度是現代企業的重要趨勢,國有企業的性質決定了民主管理是一項基本制度。採購部門同樣應強調民主管理。實行民主管理,可以較好地把民主與集中結合起來,調動職工的積極性;可以集中廣大采購人員的智慧,集思廣益,共商大計;可以密切幹群關係,克服官僚主義、瞎指揮;也可以有利於解決採購部門內部的矛盾與爭端,促進採購部門的安定團結。

實施民主管理制度,要求企業一方面在採購部門內部提倡民主的作風,一些重大的採購決策不能只是採購負責人一人說了算,要動員大家討論,每個採購員天天與**商打交道,熟悉市場**,充分利用他們的智慧,能提高採購決策的準確性;另一方面,也應廣泛徵求企業其他部門的意見,採納他的合理化建議,特別是銷售部門、市場開發部門意見,因為他們每天與客戶打交道,瞭解消費者的需要,瞭解市場變化趨勢,聽取他們的合理化建議,往往能確保採購的商品適銷對路,滿足消費者需求,從而提高企業的經濟效益和社會效益。 建立和健全採購管理制度是搞好採購工作、保證採購部門良性運轉的基礎性工作,是一個長期的過程,各種制度 需要不斷地完善,以體現其科學性。我們同樣強調各種採購制度之間的協調、各種制度互相配合,共同構建成企業採購制度體系。

這樣的規章制度才能真正發揮其效用

2樓:晚楓秋竹

給你一個參考吧: 物資採購管理制度 一、採購管理制度 (一)採購依據 1、本公司各類物資採購均需提出申請,填寫“採購通知單”,由採供部統一採購。 2、凡食堂食品採購,憑食堂報單採購;如由公司經費報銷商品的採購,憑需求單位填寫並經公司領導簽字批准的“採購通知單”接受採購任務,否則應拒絕接受任務。

反之,以失職處罰。 3、採供部憑“採購通知單”採購,不得隨意變換物資的品種、規格、數量,否則,後果自負;如因“採購通知單”有誤而購錯了物資,由簽發“採購通知單”的負責人負責。 (二)採購原則 1、嚴禁非專職採購員採購物資。

2、洽談採購交易業務,必須有兩人以上共同進行。 3、堅持貨比三家,如庫存**(指庫存一個月以上的商品)進貨800元以上,2000元以內,必須將貨比三家的情況向分管領導報告,取得同意後,方可進貨;2000元以上,需報總經理同意後,方可進貨;以減少庫存積壓,有利於資金週轉。 4、大宗物資採購,由總公司組織公開招標採購。

米、面、油原則兩月一次;煤炭兩月一次。採購程式按《淮陰師範學院飲食服務總公司物資招標工作暫行規定》(見付件)執行。 5、實行採購迴避制度。

凡涉及與親屬進行業務交往的要主動迴避。 6、採購中嚴禁接受“送點”“帶點”或“拿點”“吃點”行為。 7、加強物資招標的監控管理工作。

(三)採購要求 1、物資採購必須從批發市場或產地進貨。 (1)米、面必須從具備加工條件,符合衛生要求的大型正規廠家進貨; (2)乾貨在保證質、價前提下,必須從批發市場或產地進貨; (3)調味品必須在先查驗衛生許可證,質量合格證(保留影印件)、產品生產日期後採購; 2、嚴禁購變質、變味及未經食品衛生檢驗的私人葷食,對推銷搭配食品嚴格控制; 3、物資採購必須開具正規統一發票(農貿市場除外);採購中涉及的稅費一律由賣方承擔,採購進價一律為含稅價; 4、如一時採購不到的短缺商品,要及時向需求單位說明原因,並採取補救措施,保證工作正常運轉; 5、採購率要達到80%以上;部分採購數量(蔬菜類的)可在要求的數量上下浮動20%; 6、採購員需保管好隨身所帶的現金、支票,如有缺少,後果自負。 (四)採購時間 1、每日早上5:

30分到淮海菜場採購葷菜(餐廳採購單務必於前一天下午六點前開出)下午1:00到南門菜場採購蔬菜(各餐廳採購單務必於當天上午十點半前開出)。 2、北校區週六週日的蔬菜於當天凌晨2:

30在星光菜場採購(餐廳採購單務必於前一天下午六點前開出)。 3、各餐廳到總公司倉庫打單領物資。 4、週二上午為日常採購。

5、週三上午第六餐廳小賣部物資採購。 6、週四到王營糧食市場採購雜糧。 7、週五晚上買魚。

8、週六上午第六餐廳小賣部物資採購。 9、大宗物資憑出庫單供貨,在24小時內將物資送到。 二、物資驗收、保管管理制度 (一)驗收制度 1、驗收員在驗收商品時,要注意檢驗、核對商品的數量、規格、生產廠家、商標、生產日期、保質期和質量等。

2、有下列情況之一,保管員可以拒絕驗收入庫; (1)無生產廠家、地址、商標者,或有但不詳不全者。 (2)商品有效期已過期或已變質; (3)商品品牌與生產廠家不符; (4)商品非本公司所需; (5)商品規格不符; (6)其他不符合入庫條件者; (二)保管制度 1、採購回的物資均由驗收員、保管員驗收數量、質量,驗收後入庫並及時列印入庫單、登記入帳。 2、庫內物資要合理分類,擺放整齊,明碼標籤,先進先出,防止黴變,防止鼠害。

3、物品出庫要有出庫單,建立物資出入庫帳冊,做到帳物相符,手續齊全。 4、每天進出物品要及時記帳,定期編報收支結存表,月終盤點表,每月2日前將上月倉庫報表上報總帳會計,對盤盈盤虧物品要查明原因,報領導批准登記入帳。 5、凡進庫的原料、半成品概不對外**轉讓。

管好固定資產和各種炊餐具,固定資產借出需有經理批准,易碎物品等借出需留下足夠押金。對新購裝置及時登記固定資產帳。報廢時經有關人員鑑定報主管部門批准後方可銷帳。

6、做好週轉容器的儲存管理工作(如:麻袋、麵粉袋、蛋筐等)。庫房內不準為私人存放物品。

7、庫房內不準閒人進入。

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