1樓:鴻博檔案
對於文件的管理,首先要明確檔案分類,檔案界一般把檔案劃分為:文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案(或特殊檔案)四個種類。
而檔案分類是一項重要基礎性工作,如果檔案分類不清、組織體系混亂、材料沒有“各歸其位”,整理編目雜亂無序,整理者空耗精力,使用者“怨聲載道”。
科學分類
按照國家標準,如《機關檔案管理規定》、《歸檔檔案整理規則》、《科技類檔案案卷構成一般規則》、《紙質檔案數字化規範》等,進行科學分類、整理,便於查詢、利用。
定責有些單位,沒有專人管理檔案,可以考慮指定某一人,在一定時期內兼管檔案,保證檔案管理的流暢。對於不再兼管時,詳細填寫交接清單,保證接替者,能快速上手適應,減少管理的真空期。
2樓:村裡唯一的希望喲
第1條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細緻地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第2條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料,原則上必須是原件,原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部儲存影印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部儲存原件;屬於人事方面的資料,由人力資源部儲存原件;屬於工程建設方面的,由規劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,綜合管理部儲存一份,財務部及合同執行(或簽訂)部門各儲存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部儲存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料,由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製,歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第3條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據儲存檔案數量,設定存放檔案的箱櫃,並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便於查詢。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,瞭解利用者的需求,掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案儲存期限,每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的檔案,由檔案管理員編造銷燬清冊,經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。
第4條 檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經分管副總經理同意,必須外借的,由總經理審批。
第5條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要,每三年移交一次,必須保留的儘量留影印件,其餘資料交綜合管理部統一儲存。
3樓:百度文庫精選
內容來自使用者:菊香秋
如何更好的進行專案文件管理在文件管理的過程中,需要把握住一些重要的原則和方法,這樣可以讓我們的文件真正
達到我們預期的目的。
文件模板的管理
面對各類紛繁複雜的文件,如果各式各樣,每個人一個風格,不論從美觀性和可讀性上
都會有影響,所以在文件管理中的過程中需要建議一套文件的模板。
在建立文件模板時,需要對一些格式進行要求,需要將一些基本的要素固化到文件模板
中,確保文件需要的內容能夠在文件中體現,例如文件的頁首頁尾、文件變更歷史、文件的
目錄方式、文件的字型等。
在建立文件時,要注意做好文件的分類,各種分類有一個清晰的定義,使用者可以清楚
地知道實際使用時要採用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文件,需要在一個相對容
易找到的資料夾目錄中存放模板,如果是使用資訊系統方式進行模板管理,最好能夠在首頁
進行一個連線,或者是讓使用者可以快速的搜尋到。在建立分類時,需要含有一個共同類,
或者叫做公用類,因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現,也會有一些無法進
行分類的文件,這個時候就可以通過共同類進行管理。
對於文件模板的變更需要能夠做到及時告知使用者,並做好版本管理。
4樓:紹林科技
會博通文件一體化管理軟體瞭解一下
5樓:
可以藉助雲脈紙質文件管理系統,不僅可自動快速實現紙質文件電子化,而且在應對大量文件時,獨有的資料夾列表還可以對文件進行分門別類的有序管理,獨有的排序模式,可按照個人習慣進行排序,隨心所欲全面掌控檔案資源...
6樓:元葉吉勇漢
文件管理就是對檔案檔案的收集,保管,使用以及管理銷燬等等.文件管理通常配合日是清檔案管理工具來進行。
文件管理應該遵守相關的制度.特別是保密制度應該強調.特別是涉及公司機密的檔案.
要建立檔案的全宗,案卷,目錄等.比如以年份來建立宗卷等.要根據檔案的內容性質特點分類,歸檔.
比如檔案可以以其時間歸類,也可以按照事由歸類.具體情況具體分析.然後再使用時要注意相關制度,做好登記工作等.
並且檔案管理應該做到專人管理.並且在使用後做好收集工作.
7樓:sa朱
有文件管理的軟體的.你可以在網上尋找下~
但我看你的表述.是需要做一個關於管理公司的文件吧
而不是做文件管理.
8樓:匿名使用者
要搞好文件管理,首先要知道文件的含義。
對於辦公室管理人員來說,文件實際上是指檔案與檔案,這也是國人比較傳統的認知。
但是,對於計算機人員來說,存放在計算機系統中的資訊都是以檔案為單位儲存的,所以,都稱為檔案或文件,其定義的內涵比較泛。
現在大多數單位已採用計算機軟體系統實現文件管理的自動化、無紙化,也就是大家平常所說的辦公自動化系統(oa)、文件管理系統或檔案管理系統等。
比較有名的辦公自動化系統包括泛微、致遠、藍凌等,但辦公自動化系統的文件或檔案管理功能相對較弱,所以,一般都要採用專門的檔案、知識、檔案管理軟體來管理已流轉完成的檔案,即文件、檔案。比如,會博通綜合知識管理系統,就是一種綜合管理檔案、檔案和知識的管理系統。
採用辦公自動化系統來進行檔案流轉,採用專門的文件管理軟體來進行後續的儲存和利用管理,是現在較為通常的做法。
9樓:風華悽悽
可以直接對文件進行分類管理,可以輕鬆分門別類的管理自己的文件
1星標檔案功能,對重點檔案進行星標標註,方便快速查詢23
10樓:響亮一夏
首先部署一個靠譜的文件管理系統
文件資料承載企業的發展記憶、經驗以及成果,一般管理只停留在個人或部門層面,這些重要的文件會因為員工離職而丟失,因為時間推移而失去記憶,也會因為使用不規範而出現遺失、損壞,更有被惡意擴散導致形成損失的可能。
會博通綜合文件管理系統解決方案
會博通綜合文件管理系統集中統一管理企業內部不同層級、型別的文件資料
會博通綜合文件管理系統文件協同化管理,應用到具體業務中,不再成為“額外工作量”
會博通綜合文件管理系統不限單一地域、單一時間,全面實現移動化應用(多終端、協作、互助)
會博通綜合文件管理系統強大的適應性選件,讓文件管理與應用更具效能
會博通綜合文件管理系統文件安全控制,讓組織的核心競爭力得以安全地傳播與利用
修改回答
11樓:匿名使用者
可以藉助常見的文件管理軟體,從文件的根源開始管理,對文件的全部生命週期進行管理,效率會大大提升。
如何有效的進行專案文件管理
12樓:百度文庫精選
內容來自使用者:菊香秋
如何更好的進行專案文件管理在文件管理的過程中,需要把握住版一些重要的原則和方法,這權樣可以讓我們的文件真正
達到我們預期的目的。
文件模板的管理
面對各類紛繁複雜的文件,如果各式各樣,每個人一個風格,不論從美觀性和可讀性上
都會有影響,所以在文件管理中的過程中需要建議一套文件的模板。
在建立文件模板時,需要對一些格式進行要求,需要將一些基本的要素固化到文件模板
中,確保文件需要的內容能夠在文件中體現,例如文件的頁首頁尾、文件變更歷史、文件的
目錄方式、文件的字型等。
在建立文件時,要注意做好文件的分類,各種分類有一個清晰的定義,使用者可以清楚
地知道實際使用時要採用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文件,需要在一個相對容
易找到的資料夾目錄中存放模板,如果是使用資訊系統方式進行模板管理,最好能夠在首頁
進行一個連線,或者是讓使用者可以快速的搜尋到。在建立分類時,需要含有一個共同類,
或者叫做公用類,因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現,也會有一些無法進
行分類的文件,這個時候就可以通過共同類進行管理。
對於文件模板的變更需要能夠做到及時告知使用者,並做好版本管理。
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